Auditer à l’interne : comment bâtir un plan de conformité douanière?
La manière dont l’ASFC fonctionne a changé depuis quelque temps. Même si la douane procède parfois aléatoirement à des audits douaniers, elle procède de plus en plus en visant certaines industries (une liste est présente sur le site l’ASFC). En d’autres termes, si l’ASFC a des raisons de croire qu’une industrie en particulier présente des risques d’erreurs dans sa conformité douanière, il y a de fortes chances qu’elle audite auprès de ladite industrie. Habituellement, elle peut trouver un pourcentage d’erreurs élevé et imposer des pénalités couteuses sur des problèmes qui peuvent souvent être évités.
Pour en savoir davantage sur la manière dont l’ASFC procède lors d’un audit, nous vous invitons à lire l’article suivant : Survivre à un audit douanier. Dans les prochaines lignes, nous vous donnerons des conseils pour procéder, à titre d’entreprise, à un audit interne. Plus précisément, nous vous présenterons les étapes nécessaires à la mise en place d’un plan de conformité douanière qui vous permettra d’être en règle face à la douane.
Faire affaire avec un courtier en douane ne veut pas dire que vous êtes conforme!
Souvent, les entreprises croient que leur conformité douanière est en règle étant donné qu’elles font affaire avec un courtier en douane. Ce n’est pas vrai! Le dédouanement et la conformité douanière sont deux choses différentes qui sont pourtant reliées; vous pouvez lire à ce sujet ici. En gros, il faut se rappeler que l’importateur est toujours responsable de ses déclarations douanières et de maintenir la conformité douanière au sein de son organisation.
Nous vous recommandons de procéder à des audits internes une à deux fois par année pour vous assurer que vous êtes conformes à la règlementation douanière. Pour ce faire, il est essentiel de bâtir un plan de conformité douanière au sein de l’organisation.
Comment instaurer un plan de conformité douanière auprès des employés en quelques étapes
Bâtir un plan de conformité douanière dans votre entreprise en créant ultimement un manuel de conformité utile à vos employés ne se fait pas du jour au lendemain. Certaines étapes doivent être mises en place afin de réussir la mise en œuvre du plan. Pour ce faire, quelques éléments sont nécessaires :
- Un engagement de la direction;
- Un employé interne pour mener le projet à terme; et
- La conscientisation de tous à l’intérieur de l’entreprise (tout le monde collabore).
Dans l’élaboration de votre plan, quelques points devront être minimalement respectés. Nous pouvons définir quelques requis minimums :
- Comprendre les transactions commerciales;
- Comprendre les différents scénarios de transactions commerciales;
- Assurer une cohérence entre le « mapping » et la réalité;
- Gérer la base de données des produits et codes SH;
- Vérifier les déclarations passées (canadiennes et américaines);
- Gérer les certificats d’origine de l’ALENA-AECG;
- Mettre sur place un processus d’approbation pour le paiement des factures des courtiers en douane;
- Développer une compétence interne pour les dossiers de douane; et
- Mettre en place une pratique documentée et permanente.
Où puis-je suivre une formation en douane ou obtenir de l’aide?
Bien sûr, certaines entreprises n’ont pas de connaissances assez solides pour débuter la mise en place d’un plan de conformité douanière. Pour vous aider à démarrer un tel projet, nous mettons à votre disposition des formations qui vous aideront grandement. Vous pouvez également communiquer avec nous pour obtenir de l’encadrement personnalisé au sein de votre entreprise qui vous aidera à établir un plan de conformité douanière.
Se responsabiliser à propos de la conformité douanière est la clé du succès!
Afin de vous éviter des pénalités gouvernementales mineures et majeures, des saisies de marchandises et des augmentations de couts, il est nécessaire d’établir des procédures internes qui vous permettront de vous auditer vous-même avant que l’ASFC ne le fasse. Bâtir un plan de conformité ne se fait pas du jour au lendemain et nécessite l’engagement de plusieurs acteurs au sein de votre organisation. Pour vous guider dans vos démarches, l’équipe de W2C demeure à votre disposition.