La facture commerciale, le secret d’une transaction douanière réussie

Vos exportations sont retenues aux douanes? Trop souvent, les entreprises se retrouvent dans cette situation pour la simple raison que leur facture commerciale ne décrit pas correctement les détails de leur transaction. Lors d’une analyse de multiples cas par l’équipe d’experts de W2C, il a été constaté que le manque d’information sur la facture commerciale est l’une des causes principales des délais aux douanes.

Le secret d’une transaction douanière réussie est d’avoir une facture commerciale claire qui permet de bien identifier le vendeur, l’acheteur et la marchandise importée. Si ces informations vitales ne sont pas bien indiquées, le douanier ne relâchera pas la marchandise tant qu’il n’a pas reçu l’information nécessaire afin de s’assurer que la transaction est conforme à la réglementation en vigueur.

Voici quelques-unes des erreurs les plus communes :

• La facture n’identifie pas l’une des parties concernées. Trop souvent, la facture ne permet pas d’identifier qui est le vendeur, qui est l’acheteur et qui est le consignataire (celui qui reçoit la marchandise).
• La facture n’indique pas si les parties concernées sont reliées.
• La facture n’indique pas qui est le courtier en douane responsable d’effectuer le dédouanement.
• La facture manque d’information sur la marchandise expédiée.
• La facture n’indique pas le pays d’origine de la marchandise.
• La facture n’indique pas le numéro tarifaire HS.
• La facture n’indique pas la devise dans laquelle la valeur de la marchandise est exprimée.

Une bonne facture commerciale devrait contenir au minimum les informations indiquées dans l’exemple ci-dessous :

Pour ce qui est de l’identification de la marchandise, au moins les éléments suivants doivent être indiqués dans le corps de la facture : le numéro de l’item, une description de la marchandise, le pays d’origine, le code HS, la quantité, le prix unitaire et la valeur totale.

Voir la capture d’écran ci-dessous à titre d’exemple :

De plus, si votre marchandise est assujettie à un contrôle par une agence gouvernementale (Santé Canada, FDA, SAQ, Transport Canada ou autres), il est important d’inscrire toutes les informations pertinentes (numéro de permis, décision d’agence, certificat d’importation et cetera) dans le corps de la facture ou dans la section de notes prévue à cet effet.

Existe-t-il un gabarit de facture commerciale universel?

Malheureusement, il n’y a pas de gabarit standard pour la facture commerciale, car les exigences peuvent changer d’une industrie à l’autre. Toutefois, il est certain que tout format doit au minimum contenir les informations vitales indiquées ci-haut.

Il est également important que le format utilisé soit clair afin d’assurer que les agents des douanes puissent identifier facilement tous les intervenants de la transaction. Pour que la facture soit comprise par tous, il est fortement suggéré de la rédiger en anglais, car les termes anglais sont généralement reconnus à travers le monde.

Par où commencer? Si vous êtes l’une de ces entreprises qui n’ont pas de ressources logistiques, l’équipe-conseil de W2C peut vous aider à établir un gabarit de facture commerciale adapté aux besoins et à la réalité de votre entreprise.

Est-ce que je peux utiliser ma facture comptable afin d’expédier de la marchandise?

Nombreux sont les clients qui ont posé cette question. La facture comptable, qui a pour but de facturer la marchandise vendue au département des comptes payables du client, est effectivement très semblable à la facture commerciale, mais il y manque généralement beaucoup d’informations critiques nécessaires pour un passage facile en douane. Les informations généralement absentes sont :

• L’adresse d’expédition
• La relation entre les parties
• Les incoterms
• Le nom du courtier en douanes
• La quantité, le poids et les dimensions de la marchandise expédiée
• Le pays d’origine de la marchandise
• Le code HS de chacun des items

Étant donné l’absence des éléments énumérés ci-haut, la majorité des entreprises doivent généralement préparer une facture spéciale pour l’expédition. Dans certaines entreprises, on parle de la facture pro forma.

C’est vrai que ça ajoute du travail, mais cette facture est essentielle afin d’assurer un bon passage aux douanes des marchandises expédiées. Afin de faciliter cette tâche, il existe certaines applications qui peuvent être jumelées au logiciel de gestion d’entreprise. Certaines entreprises décident de créer leurs propres applications pour produire la facture commerciale à partir des informations pertinentes qui font partie intégrante de leur base de données. Si tel est votre cas, n’oubliez pas qu’il est important d’effectuer au minimum une mise à jour annuelle de tous les paramètres afin d’assurer que tous les changements au tarif douanier soient reflétés sur la facture commerciale. Vous êtes responsable d’assurer la conformité de vos exportations.

Est-il important pour mes fournisseurs d’avoir une bonne facture commerciale?

La réponse à cette question est « absolument! » Une facture commerciale claire assurera un bon passage aux douanes. Combien de fois vos acheteurs se sont-ils plaints que les marchandises n’arrivaient pas aux dates prévues? Ces délais peuvent souvent avoir des conséquences très coûteuses pour l’entreprise (retards de production, perte de temps des employés de réception, temps supplémentaires, pénalités clients…)

En plus, si l’incoterm est tout autre que DDP, cela veut dire que vous êtes l’importateur désigné. En d’autres mots, vous êtes responsable de l’information qui se trouve sur la déclaration de douane. Par conséquent, s’il y a des informations erronées lors de l’importation, vous serez pénalisé par l’ASFC et devrez assumer des charges.

Il est donc dans votre intérêt de vous assurer que votre fournisseur puisse produire une facture commerciale adéquate. Il s’agit d’une responsabilité que même vos acheteurs doivent assumer.

W2C peut vous assister dans cette démarche afin que vos acheteurs puissent bien comprendre les exigences qui viennent avec le statut d’importateur désigné et afin que vous puissiez mieux négocier avec les fournisseurs dans les pays étrangers.

Conclusion

Afin d’assurer un bon passage aux douanes, il est important que l’importateur de record s’assure de transmettre le plus fidèlement possible l’information, de décrire en détail la transaction commerciale entre les deux parties et aussi de bien spécifier la nature de la marchandise qui va traverser la frontière. Si cela est fait selon les règles de l’art, il y a peu de chance que vos expéditions soient arrêtées. Pour toute question sur le sujet ou pour recevoir des informations plus détaillées sur la facture commerciale, veuillez communiquer avec l’équipe de W2C qui se fera un plaisir de vous fournir une formation basée sur la réalité de votre entreprise.