La conformité douanière… commence par une bonne compréhension de la douane.
Dans le contexte actuel de transactions internationales, la formation en douane devient un besoin criant pour les entreprises.
Peu importe le type d’entreprise que je visite, le scénario est souvent semblable : les gens tiennent pour acquis que la conformité des activités douanières est garantie par le courtier en douane en charge des formalités. En général, deux ou trois questions me suffisent pour identifier les risques éventuels auxquels s’exposent les entreprises et pour en expliquer les impacts potentiels.
Le domaine de la douane est trop souvent perçu comme un mal nécessaire. Ainsi, cet aspect des transactions est fréquemment négligé. Les gestionnaires estiment que tout va bien, tant qu’ils n’ont pas de problèmes. Mais rien n’est moins vrai!
Le manque d’expérience…
Souvent, les employés chargés des transactions douanières ont été parachutés dans ce rôle. Ils ont soit dû remplacer au pied levé la personne qui le faisait avant eux ou cumuler plusieurs tâches à la fois.
… et ses conséquences lors des exportations
- Ces employés remplissent les factures pro forma pour une exportation de la même façon que leur prédécesseur à ce poste. Ils se réfèrent à une ancienne facture et modifient quelques données ici et là, sans même comprendre ce qu’ils font.
- Une vente est effectuée en Europe et livrée à la porte, sans que l’employé ne se pose de questions sur toute l’implication douanière de l’autre côté de l’océan. Il se retrouve alors avec la surprise de devoir payer la TVA et peut-être même des droits de douane.
- Certaines entreprises émettent des certificats d’origine ALÉNA pour pouvoir expédier des marchandises aux États-Unis parce qu’ils procèdent de cette façon pour tous les produits qu’ils fabriquent. Par habitude, ils émettent un certificat ALÉNA comme s’ils étaient le manufacturier d’un produit alors qu’ils ne le sont pas. Ils sont plutôt des importateurs non-résidents aux États-Unis. Ils prennent donc des risques.
- Certains exportateurs achètent des pièces d’un manufacturier et les revendent aux États-Unis en émettant pour celles-ci un certificat ALÉNA comme pour tous les autres produits, et ce, même si la pièce n’a pas été fabriquée en Amérique du nord.
Les déclarations de douane
Les déclarations de douane effectuées par les courtiers arrivent sur les bureaux des responsables chez les importateurs afin d’être approuvées avant de procéder au paiement. Trop souvent, toutefois, aucun processus d’approbation des déclarations de douane n’a été mis en place et celles-ci sont simplement payées sans aucune vérification.
Laissez-moi citer l’exemple d’une entreprise qui risque de devoir payer quelques dizaines de milliers de dollars en droits antidumping pour un conteneur de marchandise en provenance de la Chine, le premier d’une série pour un nouvel importateur. Ils n’ont pas fait leur devoir avant de procéder à l’achat en Chine et ne savaient pas ce qu’était un droit antidumping.
Comprendre la déclaration de douane
Je suis toujours surpris de constater que certains gestionnaires paient pour des services de courtage en douane sans avoir la moindre idée de la signification des champs qui sont remplis dans leurs propres déclarations de douane. Dans le meilleur des cas, les personnes responsables de la vérification et de l’approbation des déclarations de douanes ne prêtent attention qu’aux montants relatifs aux droits et taxes. Et encore!
Le monde des affaires évolue très vite. Pour suivre la cadence, les chefs d’entreprise veulent et doivent tout faire rapidement. Ils « tournent les coins ronds », mais malheureusement, ils n’en ont pas conscience. Ils ne prennent pas le temps de comprendre les transactions commerciales et leur implication au niveau des frontières. Et pourtant, croyez-moi, il est impératif de le faire!
L’ALENA, le libre-échange sous votre responsabilité
Récemment, une participante à l’une de nos formations me disait qu’elle travaillait de la même façon depuis 20 ans : elle envoie les certificats ALENA à ses fournisseurs, qui à leur tour les lui remettent une fois remplis. Même s’il incombe au fournisseur de les compléter, elle n’avait jamais réalisé que c’était elle qui était responsable à l’intérieur de la frontière canadienne.
Soyez un gestionnaire responsable!
Je ne vais pas tenter de vous faire peur avec toutes les conséquences financières pouvant découler des activités de douane. Vous devez cependant être conscient qu’il y a effectivement des risques à prendre en considération.
Une formation minimale en douane s’adressant au personnel concerné peut s’avérer très bénéfique pour les entreprises. Ainsi, celui-ci sera conscient des implications financières si certains détails, banals en apparence, étaient négligés.
Si, en tant que gestionnaire d’entreprise, vous n’avez pas le temps de comprendre les processus douaniers, il est de votre responsabilité de vous assurer que vos employés chargés de gérer ce dossier disposent de toutes les connaissances nécessaires pour gérer les activités de douane.
Une erreur répétée devient vérité. Votre vérité.
Même si votre façon de procéder est restée inchangée depuis des années, votre entreprise d’import-export n’est pas à l’abri de problèmes futurs.
De nos jours, l’ignorance n’est plus une excuse.